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Cómo hacer el cierre de caja de la fiesta mayor (y que cuadre)
Son las cinco de la madrugada, la fiesta ha terminado y toca contar. Si la cifra no cuadra, nadie sabe por qué. Con cuatro hábitos sencillos, cuadrar la caja de la fiesta mayor, de una verbena o de cualquier evento deja de ser un mal momento.
Por qué la caja no cuadra
Rara vez es por mala fe. Normalmente es la suma de pequeñas cosas: cambio mal devuelto en las horas punta, una consumición que no se ha cobrado, tickets que se pierden o se quedan en el bolsillo, dinero que pasa de mano en mano al cambiar de turno y un fondo de caja que nadie apuntó.
Cuantas más personas tocan el dinero y más pasos hay, más difícil es saber dónde se ha producido la diferencia.
Antes de abrir
- Un fondo de caja contado y apuntado para cada punto de cobro, firmado por quien lo entrega y quien lo recibe.
- Una persona responsable por caja y por turno. Si todo el mundo mete la mano, nadie responde.
- Sobres o bolsas por turno, con el nombre, la hora y la barra escritos fuera.
En cada cambio de turno
- Contad entre dos personas y apuntadlo.
- Retirad el efectivo que sobra y dejad solo el fondo; menos dinero en la barra significa menos riesgo.
- Anotad cualquier incidencia en el momento: una devolución, un error, una consumición invitada. A la hora del cierre nadie se acuerda.
Al acabar la fiesta
Sumad los sobres de cada turno y comparadlos con lo que se tenía que recaudar. Si cada turno se ha contado bien, la diferencia, si la hay, queda localizada en un turno y una barra concretos, y es mucho más fácil de explicar.
Haced un resumen corto para la comisión o el ayuntamiento: qué se ha recaudado, dónde y cuándo. El año que viene os servirá para decidir cuántas barras y cuántos voluntarios hacen falta.
Dudas habituales
¿Cómo es el cierre de caja con pulseras?
Las consumiciones ya quedan registradas en cada barra, así que no hay que contar tickets. Solo se cuenta el efectivo de las recargas, y el panel lo compara con lo registrado en cada caja.
¿En la taquilla se sigue cobrando en efectivo?
Sí. En la taquilla se puede pagar en efectivo o con tarjeta, como siempre. El efectivo de la taquilla también entra en el cierre de cajas.
¿Quién se queda el dinero?
La comisión. InstanTap no cobra ninguna comisión por consumición.
¿Y el saldo que sobra en las pulseras?
Se devuelve en la taquilla o a través de la organización.
