Cómo organizar una fiesta de pueblo: checklist de qué hacer y cuándo

Tres meses antes

• Define el programa y las fechas, y reserva los grupos o la orquesta.
• Haz un presupuesto con los ingresos previstos (barra, cenas, entradas, patrocinios) y los gastos.
• Habla con el ayuntamiento sobre el espacio, los horarios, los permisos y el seguro.
• Cierra los proveedores grandes: escenario, sonido y luces, bebida y baños.

Un mes antes

• Decide cuántas barras habrá, qué se venderá y a qué precio.
• Haz el cuadrante de turnos de voluntarios, con más gente en las horas punta.
• Decide cómo se cobrará en la barra: tickets de consumición, efectivo o pulseras. Si queréis usar pulseras, este es el momento de avisarnos: recomendamos hacerlo como mínimo un mes antes.
• Prepara la difusión: cartel, redes y el programa en las tiendas del pueblo.

La semana de la fiesta

• Confirma los turnos con cada voluntario y deja alguno de reserva.
• Imprime los carteles de precios, grandes y legibles.
• Comprueba el material de barra: vasos, hielo, neveras, mostradores, bolsas de basura.
• Decide dónde irán la taquilla y los puntos de pago o recarga, lejos de la barra si es posible.

El mismo día

• Haz una reunión corta con los voluntarios de cada turno: precios, dónde está cada cosa y a quién llamar si hay un problema.
• Ten los móviles cargados y cargadores a mano.
• Comprueba que el fondo de caja está contado y apuntado.

Después de la fiesta

• Haz el cierre de cajas y un resumen corto para la comisión y el ayuntamiento.
• Devuelve lo que haya que devolver: material alquilado, fianzas y, si los hay, saldos.
• Da las gracias a los voluntarios. El año que viene los volverás a necesitar.
• Apunta qué ha funcionado y qué no mientras aún lo recuerdas.