Com organitzar la festa major: checklist de què cal fer i quan

Tres mesos abans

• Definiu el programa i les dates, i reserveu els grups o l'orquestra.
• Feu un pressupost amb els ingressos previstos (barra, sopars, entrades, patrocinis) i les despeses.
• Parleu amb l'ajuntament sobre l'espai, els horaris, els permisos i l'assegurança.
• Tanqueu els proveïdors grans: escenari, so i llums, begudes i lavabos.

Un mes abans

• Decidiu quantes barres hi haurà, què s'hi vendrà i a quin preu.
• Feu la graella de torns de voluntaris, amb més gent a les hores punta.
• Decidiu com es cobrarà a la barra: tiquets de consumició, efectiu o polseres. Si voleu fer servir polseres, aquest és el moment d'avisar-nos: us recomanem fer-ho com a mínim un mes abans.
• Prepareu la difusió: cartell, xarxes i el programa a les botigues del poble.

La setmana de la festa

• Confirmeu els torns amb cada voluntari i deixeu-ne algun de reserva.
• Imprimiu els cartells de preus, grans i llegibles.
• Comproveu el material de barra: gots, gel, neveres, taulells, bosses d'escombraries.
• Decidiu on aniran la taquilla i els punts de pagament o recàrrega, lluny de la barra si pot ser.

El mateix dia

• Feu una reunió curta amb els voluntaris de cada torn: preus, on és cada cosa i a qui trucar si hi ha un problema.
• Tingueu els mòbils carregats i carregadors a mà.
• Comproveu que el fons de caixa està comptat i apuntat.

Després de la festa

• Feu el tancament de caixes i un resum curt per a la comissió i l'ajuntament.
• Retorneu el que s'ha de retornar: material llogat, fiances i, si n'hi ha, saldos.
• Doneu les gràcies als voluntaris. L'any vinent els tornareu a necessitar.
• Apunteu què ha funcionat i què no mentre encara ho recordeu.